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Offenlegungspflichten für Unternehmensdaten

Jochen Clausnitzer*

Das Handelsregister ist im Internetzeitalter angekommen. Konsequenz sind schnellere und einfachere Eintragungsverfahren aber auch eine erhöhte Transparenz von Unternehmensdaten. So werden zukünftig Jahres- und Konzernabschlüsse im Internet veröffentlicht und Verstöße gegen die Offenlegungspflichten von Amts wegen sanktioniert.

Fragen und Antworten zum 1. Januar 2007 in Kraft tretenden Gesetz über das elektronische Handels- und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister (EHUG) sollen Unternehmen helfen, sich auf die Neuerungen einzustellen.

Müssen Unternehmen künftig alle Dokumente elektronisch einreichen?
Grundsätzlich sind alle Unterlagen beim Handelsregister elektronisch einzureichen. Bei Unternehmensgründungen unternimmt dies in der Regel der Notar. Laufende Mitteilungen, wie zum Beispiel Änderungen in der GmbH-Gesellschafterliste, Satzungsänderungen oder Hauptversammlungsbeschlüsse bei der Aktiengesellschaft (Niederschrift) können jedoch direkt vom Unter-nehmen an das Handelsregister übermittelt werden. Die Landesregierungen können durch Rechtsverordnung bis Ende 2009 alternativ die Einreichung von Unterlagen zum Handelsregister in Papierform zulassen. Solche Überlegungen sind jedoch bisher nur in Berlin (bis 31. Januar 2007), Niedersachsen (bis Ende 2007), Rheinland-Pfalz (bis Ende 2009) und Sachsen-Anhalt (bis 31. März 2007) bekannt.

Welche technischen Voraussetzungen werden benötigt?
Um einen sicheren Datentransfer zu gewährleisten, werden Dokumente über das "Elektronische Gerichts- und Verwaltungspostfach" (EGVP) beim Handelsregister eingereicht. Dafür muss eine EGVP-Client-Software und eine Java Runtime Environment-Software auf einem Rechner des Unternehmens installiert werden. Die Software kann kostenlos im Internet heruntergeladen werden: www.egvp.de. Ein Merkblatt zu den technischen Voraussetzungen, die für die Kommunikation mit dem EGVP erforderlich sind, finden Sie unter: www.dihk.de, Rubrik Recht und Fairplay/Handels und Gesellschaftsrecht. Eine qualifizierte elektronische Signatur ist für die Übermittlung nicht erforderlich. Wenn die Einreichung eines notariell beurkundeten oder öffentlich beglaubigten Dokuments vorgeschrieben ist, so ist das Dokument jedoch mit einem einfachen elektronischen Zeugnis des Notars zu versehen.

Was gilt für Jahres- und Konzernabschlüsse?
Die Pflicht zur Offenlegung von Jahres- und Konzernabschlüssen besteht für Kapitalgesellschaften und bestimmte Kapitalgesellschaften und Co. fort. Außerdem sind die Dokumente der Rechnungslegung nicht wie bisher beim Handelsregister, sondern beim Betreiber des elektronischen Bundesanzeigers abzugeben. Unternehmen können die Dokumente der Rechnungslegung in Word, Excel- oder XML-Format (nicht jedoch im pdf-Format) übermitteln. Weitere Einzelheiten: www.ebundesanzeiger.de. Bis zum 31. Dezember 2009 können die Dokumente auch schriftlich an den elektronischen Bundesanzeiger übermittelt werden. Dafür ist aber mit höheren Gebühren zu rechnen. Die Gebühr für die schriftliche Übermittlung beträgt drei Euro pro übermitteltem Dokument, mindestens jedoch 30 Euro.

Wie werden Verletzungen der Offenlegungspflichten sanktioniert?
Die Verfolgung von Verstößen gegen die Offenlegungspflicht von Amts wegen ist sicher die einschneidendste Änderung des Gesetzes. Bislang wurden Verstöße gegen die Offenlegungspflicht nur auf Antrag sanktioniert. Um die EU-Vorgaben zu erfüllen, wird im Fall der Nicht-Veröffentlichung der Jahres- und Konzernabschlüsse (ab 2007) zukünftig von Amts wegen ein Ordnungsgeldverfahren eingeleitet. Die Zahlung eines Ordnungsgeldes von bis zu 25.000 Euro kann jedoch anders als beim ursprünglich von der Bundesregierung geplanten Bußgeldverfahren durch fristgemäße Nachreichung der Jahres- und Konzernabschlüsse abgewendet werden. Dafür bestehen sechs Wochen Zeit vom Zugang der Ordnungsgeldandrohung an. Die Verfahrenskosten in Höhe von 50 Euro sind von dem Unternehmen jedoch in jedem Fall, d.h. wenn die Androhung zu Recht erfolgte, zu tragen. Jeglicher Verstoß wird aufgrund der elektronischen Prüfmöglichkeiten in Zukunft erfasst und verfolgt.
Sollten Unternehmen ein ausgeprägtes Interesse an der Nichtveröffentlichung haben, können neben der Ausnutzung von Offenlegungserleichterungen wie bisher schon (Paragraphen 326, 327 HGB) nur gesellschaftsrechtliche Umstrukturierungsmaßnahmen, soweit sie unter anderen rechtlichen Gesichtspunkten möglich und sinnvoll sind, zum Erfolg führen. Der Wechsel in eine Kapitalgesellschaft & Co., wie zum Beispiel eine GmbH & Co. KG, nebst Aufnahme einer natürlichen Person als persönlich haftendem Gesellschafter ist hier eine Möglichkeit.

Wie werden Unternehmensdaten zukünftig bekannt gemacht?
Auf der Seite www.unternehmensregister.de werden ab Januar 2007 sämtliche veröffentlichungspflichtigen Unternehmensdaten publiziert. Darüber hinaus können die veröffentlichungspflichtigen Dokumente der Rechnungslegung auch im elektronischen Bundesanzeiger kostenlos eingesehen werden. Über www.handelsregister.de können die Handelsregisterdaten direkt abgerufen werden. Nur letztere Internetseite genießt öffentlichen Glauben im Sinne des Paragraphen 15 HGB. Die Veröffentlichung kostet pauschal lediglich ein Euro. Bis Ende 2008 muss das Registergericht jedoch die Handelsregistereintragungen zusätzlich auch in einer Tageszeitung oder einem sonstigen Blatt bekannt machen. Registergerichte können jedoch nicht mehr wie bisher die Bekanntmachungen in mehreren Tageszeitungen festsetzen, sodass sich die Bekanntmachungskosten spürbar reduzieren werden.

* Jochen Clausnitzer, DIHK Brüssel


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